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公文的版心部分包括三個(gè)要素：版頭、主體、版記。版頭部分包括六個(gè)要素：份號(hào)、密級(jí)及保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人。
一、份號(hào)
是指公文印制份數(shù)的順序號(hào)。也就是同一份文稿打印出來(lái)的若干份正本，要一份一份的標(biāo)上順序號(hào)碼，如一份文件需要印發(fā)10份，份號(hào)就是1至10。一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。例：“000001”。
注意：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。也就是說(shuō)份號(hào)并不是一篇公文的必備要素，只有涉密公文需要標(biāo)注。
二、密級(jí)和保密期限
涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密和保密期限。所以密級(jí)和保密期限也不是公文的必備要素，只有涉密公文需要標(biāo)注。如需標(biāo)注，一般使用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。
注意：保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，且密級(jí)和保密期限中間用實(shí)心的五角星分隔開(kāi)。例如：“秘密 2年”。其中保密期限可以不標(biāo)注，例如：“秘密”。在這種情況下，則默認(rèn)秘密、機(jī)密與絕密的保密期限分別為10年、20年、30年。
三、緊急程度
公文按照辦理時(shí)限的要求分為平件、加急件、特急件。其中“平件”常規(guī)依次傳遞，因此公文的緊急程度只標(biāo)注“加急、特急”。
四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志
主要有兩種形式：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，二是省略“文件”二字。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。
注意：如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前。如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的顏色為紅色，這是公文被稱之為紅頭文件的原因。
五、發(fā)文字號(hào)
這一要素是版頭部分考查頻率較高的知識(shí)點(diǎn)，主要針對(duì)其書(shū)寫(xiě)的格式進(jìn)行考查。每一篇公文都具有獨(dú)一無(wú)二的發(fā)文字號(hào)，方便后續(xù)的追蹤與檢索。所以聯(lián)合發(fā)文的時(shí)候，只能用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。需要注意以下三個(gè)方面：
(一)構(gòu)成
由三個(gè)要素構(gòu)成：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)。例如：“國(guó)發(fā)〔2012〕10號(hào)”。
(二)年份
年份必須使用全稱，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)寫(xiě)，后面不加“年”字，使用六角括號(hào)。例如：“〔2021〕”。
(三)發(fā)文順序號(hào)
是指本機(jī)關(guān)今年發(fā)布的第幾份文件。不加“第”字，不編虛位(數(shù)字前不加0)，后面加“號(hào)”字。例如：“3號(hào)”。
六、簽發(fā)人
上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。只有上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人，下行文和平行文一般不標(biāo)注，主要作用就是明確公文的負(fù)責(zé)人。
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